HURAIKAN ERTI PENTING MEMAHAMI KOMUNIKASI KEORGANISASIAN UNTUK MENINGKATKAN KEBERKESANAN PRESTASI SESEBUAH ORGANISASI

DEFINISI KOMUNIKASI KEORGANISASIAN (ORGANIZATIONAL COMMUNICATION)

Komunikasi keorganisasian merupakan penghantaran dan penerimaan pelbagai mesej dalam organisasi - di dalam kumpulan formal mahupun tidak formal organisasi. Jika organisasi semakin besar dan semakin kompleks, maka demikian juga komunikasinya. Pada organisasi yang dianggotai tiga orang, komunikasinya relative sederhana, tetapi organisasi yang dianggotai oleh seribu orang komunikasinya sangat kompleks.

Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut, "organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of independent relationship to cope with environmental uncertainty". Atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses mencipta dan saling menukar antara satu sama lain untuk mengatasi persekitaran yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.

Ernest Dale mendefinisikan komunikasi keorganisasian sebagai satu proses yang meliputi penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari individu dalam suatu kerja kelompok dalam organisasi

Selain itu, terdapat pelbagai definisi komunikasi keorganisasian yang digunakan,antaranya adalah

termasuk dalaman, luaran, formal dan tidak formal komunikasi dengan proses bermula daripada intraindividual untuk komunikasi di mediasi massa. Penyelidikan tertumpu pada organisasi komunikasi, hubungan masyarakat, dan masyarakat maklumat ditinjau. Sebuah alasan untuk ini keputusan yang akan diberikan di sini.

Definisi komunikasi organisasi tradisional menggunakan garis pemisah antara dalaman / luaran dan komunikasi formal / informal (cf Kreps 1990, Heide, Johansson & Simonsson 2005). Dalfelt, Heide dan Simonsson (2001; c.f. Cheney & Christensen 2001a, 2001b) hadir perbincangan terperinci tentang definisi organisasi hubungan komunikasi dan hubungan masyarakat. Secara umum, penyelidik komunikasi organisasi kajian dalaman formal komunikasi, dan hubungan masyarakat penyelidik kajian komunikasi formal luaran. Penyelidikan tertumpu pada komunikasi informal adalah sebahagian besar masih tidak ada. Di banyak negara, ada garis pemisah yang tajam antara dua tradisi penelitian.

Menurut Botan dan Taylor (2004: 646) public relations telah membangunkan syarikat mempunyai khas jurnal, persatuan profesi dan saintifik, penerbit, dan rangkaian hubungan kolaboratif. Fenomena ini mungkin salah satu penyebab membahagi.

Cheney dan Christensen yakin bahawa kedua-dua arena yang harus disalahkan untuk ini kurangnya interaksi, rangkaian, dan lintas-persenyawaan idea (2001b: 170). Namun, membahagi tidak dipertahankan, tapi malah kontraproduktif. Pertama, sukar untuk memisahkan dalaman dari komunikasi luaran. Komunikasi dalaman memperluaskan di luar batas organisasi dan komunikasi luaran menerima 95 besar bunga dari anggota organisasi. Pada kesempatan, berita pada proses dalaman pertama bagi ahli dari sumber luaran seperti organisasi media. Kedua, jabatan komunikasi yang paling bertanggung jawab atas baik dalam mahupun luaran komunikasi, dan pengamal bekerja dengan komunikasi secara keseluruhan. Konsep seperti "komunikasi total" dan "komunikasi yang terintegrasi" permukaan dalam literatur popular (Erikson, 2002, Lesley, 2004). Ada tumbuh kesedaran bahawa kegiatan dalaman komunikasi organisasi, sering dikendalikan oleh pengurus, yang penting untuk hubungan masyarakat pengamal dan sarjana (lih Cheney & Christensen 2001b: 177).

Conrad dan Poole (1998) menyatakan lebih lanjut bahawa komunikasi organisasi, seperti komunikasi interpersonal, jauh lebih kompleks dalam kita berkomunikasi dengan rakan-rakan kami di tempat kerja kerana kami berdua seperti mereka dan juga kerana tanggung jawab kita memaksa kita untuk melakukannya. Terutama dengan mempertimbangkan bahawa organisasi mempunyai keperluan seperti kawalan dan penyelarasan, yang harus dipenuhi. Kompleksitas organisasi yang ditunjukkan ketika Kanu pemberontak dalam Perikatan Rainbow menyeberang dan berunding dengan rakan-rakan mereka dalam Pakatan Nasional (pihak) dari Kenya (NAK), membentuk sebuah pesta NARC lebih dahsyat. Akibatnya, NARC berakhir rakan memiliki yang, di masa lalu, tidak memiliki apa pun di kerana umum untuk masalah kawalan dan penyelarasan. Para rakan dalam hal ini bukan yang terbaik dari teman, tapi mereka sekarang bercakap kerana mereka mempunyai tugas untuk dilakukan: Win suara terhadap Moi's Project Uhuru. Selain itu, para pemimpin pembangkang ingin menang kuasa, fakta mereka tidak akan mengakui selama kempen 2002.

Corman, Bank, Bantz dan Mayer (1995) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai "kajian tentang bagaimana organisasi dalam kolektif sosial dihasilkan dan dipengaruhi oleh komunikasi" (hal. 1). Melalui karya Leonard C. Hawes dalam bukunya Sosial jajahan sebagai Komunikasi, negara ini penyelidik bahawa komunikasi adalah komponen penting dalam pembangunan organisasi, dan jika anda ingin memahami bagaimana organisasi menetapkan, hal terbaik adalah melakukan kajian perbincangan organisasi (Corman et al.,. 1995).komunikasi organisasi adalah kerana itu kajian tentang pertukaran kata-kata dan makna dalam suatu organisasi seperti orang-orang di dalam dan di luar tempat kerja demi tercapainya tujuan organisasi.

Wayne dan Don mengemukakan dua definisi komunikasi iaitu:

1) Defenisi fungsional Komunikasi organisasi boleh didefenisikan sebagai

pertunjukkan dan penafsiran mesej di antara unit-unit komunikasi yang

merupakan sebahagian daripada suatu organisasi tertentu.

2) Defenisi interpretif komunikasi organisasi adalah proses penciptaan

makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Dalam artian perilaku organisasi yang berlaku dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berdagang dan memberi makna atas apa yang sedang berlaku.

Deddy Mulyana mengemukakan lingkup kajian komunikasi organisasi (organization communication) sebagai berikut: komunikasi organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam suatu rangkaian yang lebih besar dari pada komunikasi kumpulan. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antar-pribadi dan ada kalanya juga komunikasi public. Komunikasi formal adalah komunikasi mengikut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi mendatar. Sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi, sperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gosip.

Dari penjelasan di atas ada tujuh konsep kunci dalam komunikasi keorganisasian:

1) Proses. Suatu organisasi adalah suatu system yang terbuka yang

dinamik yang mencipta dan menukar mesej di antara ahli-ahlinya

Kerana gejala mencipta dan enukar maklumat ini berjalan terus-

menerus dan tidak ada henti-henti maka dikatakan suatu proses.

2) Pesan. Apa yang dimaksudkan dengan mesej adalah susunan symbol yang

penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi sesorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mesej yang berkesan, sehingga mesej yang dihantar itu diertikan sama dengan apa yang dimaksudkan antara penghantar dan penerima mesej tersebut.

3) Jaringan. Organisasi terdiri daripada satu siri orang yang tiap-tiapnya

menduduki kedudukan atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran mesej dari orang-orang ini sesamanyaterjadi memlalui set jalan kecilyang dinamakan rangkaian komunikasi. Suatu rangkaian komunikasi ini mungkin merangkumi hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi.

4) Keadaan Saling Bergantung. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu

organisasi yang merupakan suatu system terbuka. Bila suatu bahagian dari organisasi mengalami gangguanmaka akan berpengaruh kepada bahagian yang lain dan mungkin juga kepada seluruh system organisasi.

5) Hubungan. Kerana organisasi merupakan suatu system terbuka, system

kehidupan sosial maka untuk berfungsi bahagian-bahagian itu terletak pada

tangan manusia. Dengan kata lain rangkaian melalui mana jalannya mesej

dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manussia. Oleh kerana itu hubungan manusia dalam organisasi perlu dipelajari antaranya; sikap, skil, moral yang dilakukan oleh seorang pengawal.

6) Lingkungan. Apa yang dimaksudkan dengan persekitaran adalah semua totalitas

secara fizikal dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu system. Persekitaran ini boleh dibezakan atas persekitaran dalaman dan luaran. Yang termasuk persekitaran dalaman adalah perjawatan, kakitangan, dan bahagian-bahagian organisasi yang lain. Sedangkan persekitaran luaran daripada organisasi adalah langganan, saingan dan teknologi.

7) Ketidakpastian. Apa yang dimaksudkan ketidakpastian adalah perbezaan

maklumat yang sedia dengan maklumat yang diharapkan.

SEJARAH KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Sebelum wujudnya komunikasi keorganisasian telah wujud komunikasi sebagai ilmu yang dapat diterapkan dalam kehidupan bermasyarakat, komunikasi pada awalnya merupakan proses retorik dan kewartawanan yang banyak berkaitan dengan pembentukan pendapat umum (opini public). Dalam ilmu peta pengetahuan, komunikasi undian oleh banyak pihak sebagai ilmu monodisiplin yang berinduk pada ilmu politik. Namun, kerana adanya proses akumulasi dalam perkembangan ilmu pengetahuan serta semakin integratifnya ilmu antara yang satu dengan yang lain akhirnya menjadikan komunikasi sebagai ilmu disiplin. Disiplin ilmu yang telah memberi masukkan terhadap perkembangan ilmu komunikasi antara lain psikologi, sosiologi, antropologi, ilmu politik, ilmu pengurusan, linguistic, matematik, dan ilmu elektronika.

Berbagai definisi komunikasi dibuat oleh para pakar mengikut bidang ilmunya. Wilbur Schrarmm (Ashadi, 1987) menyatakan komunikasi sebagai suatu proses berkongsi (sharing process), Schramm menghuraikannya demikian: "komunikasi berasal dari kata-kata (bahasa) Latin communis yang berarti umum (common) atau bersama. Apabila kita berkomunikasi, sebenarnya kita sedang berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan (commonness) dengan seseorang. Iaitu kita berusaha berkongsi maklumat, idea atau sikap. Seperti dalam huraian ini, misalnya saya sedang berusaha berkomunikasi dengan para pembaca untuk menyampaikan idea bahawa hakikat sebuah komunikasi sebenarnya adalah usaha membuat penerima atau pemberi komunikasi mempunyai pengertian (pemahaman) yang sama terhadap mesej tertentu ".

Komunikasi merujuk pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang menghantar dan menerima mesej yang terdistrosi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpak balik. Komunikasi akan berkesan apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lain terangsang untuk berfikir atau melakukan sesuatu. Jadi, komunikasi dengan komunikasi yang berkesan bukanlah hal yang sama. Kemampuan untuk berkomunikasi secara berkesan akan menambah kejayaan individu mahupun organisasi.

Selepas itu, wujud pula organisasi. Organisasi merupakan suatu system, menyelaraskan aktiviti dan mencapai tujuan bersama iaitu tujuan umum. Dikatakan merupakan suatu system kerana organisasi itu terdiri daripada pelbagai bahagian yang saling bergantung satu sama lain. Bila satu bahagian terganggu maka akan ikut berpengaruh pada bahagian lain.

Suatu organisasi juga boleh didefenisikan sebagai sebuah kumpulan individu yang terancang untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat berbeza-beza dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Ada yang dianggotai oleh tiga atau empat orang bekerja dengan kenalan yang sangat dekat. Yang lain mempunyai seribu pekerja tersebar di seluruh dunia. Apa yang paling penting dalam hal ini adalah mereka ini bekerja di dalam struktur tertentu.

Di dalam setiap organisasi terdapat struktur formal mahupun tidak formal. Sebagai contoh, di organisasi perguruan tinggi terdapat struktur akademik formal, dengan rector sebagai pemimpin tertingginya, para dekan pada peringkat hirarki berikutnya, kedua-dua jabatan berikutnya dan para pensyarah pada peringkat hirarki seterusnya. Melalui struktur demikian semua aktiviti universiti dapat dilaksanakan. Tetapi, ada juga struktur formal di dalam organisasi perguruan tinggi hirarki itu, dan dalam banyak kes strukturnya menyilang garis hirarki.

Secara umum, organisasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.adanya pembahagian tugas dan tanggung jawab

2.adanya pusat kekuasaan

3.Adanya subsitusi sumber daya manusia

4.adanya ketergangtungan antaranggota

5.adanya penyelarasan antarkomponen

6.adanya interaksi yang berulang-ulang

Organisasi dibahagikan kepada dua jenis, yakni:

1. organisasi yang berorientasikan keuntungan (profit oriented organization).

Organisasi jenis ini bertujuan memperoleh keuntungan. Keuntungan dipergunakan untuk membiayai operasi dan apungan organisasi. Organisasi jenis ini sering juga disebut organisai perniagaan atau syarikat. Dalam organisasi perniagaan, pemilik menerima faedah ekonomi terbesar. Contohnya, hotel, restoran, bank, syarikat insurans, took, dan lain sebagainya.

2.organisasi bukan keuntungan (non-profit oriented organization). Pertubuhan bukan untung

merupakan organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan atau kegiatan yang dilakukan semata-mata untuk mendapatkan keuntungan. Dalam organisasi ini, pelanggang atau pelanggan menerima keuntungan terbesar. Contohnya, rumah sakit, lembaga pendidikan, panti asuhan, Lembaga Swadaya Masyarakat (NGO), dan lain sebagainya.

Objektif umum sebuah organisasi adalah menghasilkan pendapatan. Akan tetapi, pelbagai tujuan lain yang yang menyokong harus pula semua jika tujuan akhir tersebut ingin dipenuhi. Jadi misalnya, untuk diperolehi pendapatan, organisasi hendaklah mempertahankan akatan kerja yang berkesan. Untuk mencapainya, maka organisasi hendaklah memiliki orang-orang yang bermotivasi

yang boleh diperolehi jika organisasi memiliki parkir yang luas, menyediakan

bonus, persekitaran kerja yang bersih dan selesa, dan sebagainya.

Lalu,terbentuknya komunikasi keorganisasian. Sejarah komunikasi keorganisasian pada asasnya dikenalpasti bermula pada awal tahun 1940 hingga 1950-an. Di mana sejarah ini dirujuk dengan menggunakan kajian Putnam & Cheney pada tahun 1983 &1985, Redding pada tahun 1985, Redding & Tompkins, 1988. Pada masa tersebut, komunikasi keorganisasian dilihat sebagai suatu bidang yang holistik yang mana melibatkan pelbagai interaksi antara bidang yang wujud pada masa tersebut. Antara interaksi yang bersangkutan dengan komunikasi keorganisasian terdiri daripada interaksi antropologi, komunikasi perniagaan, komunikasi syarikat, psikologi organisasi industri, komunikasi pengurusan, perilaku organisasi, ilmu politik, psikologi sosial, dan bahkan kritik sastera (Poole, Putnam, & seibold , 1997). Keadaan ini jelas menunjukkan bahawa komunikasi keorganisasian telah wujud pada masa dahulu, yang seterusnya membawa kepada perubahan yang besar dalam bidang komunikasi.

Dalam menusuri kajian tentang kemunculan komunikasi organisasi sebagai bidang akademik, Redding dan Tompkins (1988) telah menjelaskan tentang tiga tempoh pembangunan dalam bidang komunikasi keorganisasian yang mana tempoh ini telah menjadi titik tolak dalam sejarah kemunculan perubahan komunikasi keorganisasian. Tempoh yang pertama ialah "era persiapan" dasar iaitu dari tahun 1900 hingga tahun 1940-an. Era ini memberi penekanan utama pada kemampuan percubaan komunikasi keorganisasian. Dalam konteks ini,Redding dan Tompkins mempersiapkan persekitaran dalam menangkis era komunikasi dalam organisasi. Selain itu,mereka juga berusaha untuk mempersiapkan bidang komunikasi organisasi ini ke arah yang lebih maju dan selaras dengan keadaan semasa pada masa tersebut.

Pada tahun 1940 hingga 1970-an, ”era pengenalan dan konsolidasi” telah dilaksanakan. Era pengenalan di sini bermakna, pengkaji cuba untuk membawa masyarakat pada masa tersebut dengan mengenali bidang komunikasi keorganisasian dengan lebih dekat lagi. Menurut Redding (1985), selama berdekad tahun iaitu antara tahun 1940-an dan 1950-an, komunikasi organisasi telah berkembang dengan baik di mana pengenalan tentang komunikasi keorganisasian telah menjadikan ia unik dan berdisiplin. Komunikasi keorganisasian ini telah diperkenalkan melalui siri penerbitan akademik, beberapa program ilmu sosial, dan juga kelahiran program sarjana dalam komunikasi.

Selain itu, Era ini juga menunjukkan anjakan paradigma dalam bidang komunikasi keorganisasian iaitu munculnya konsep perniagaan dan komunikasi industri. Anjakan ini menunjukkan bahawa komunikasi keorganisasian telah mengalami perubahan yang amat besar dalam sejarahnya. Ia juga memainkan peranan konstitutif komunikasi dalam mengatur sesuatu perkara. Tahun 1950-an juga menunjukkan komunikasi keorganisasian menumpukan pada peranan komunikasi dalam meningkatkan kehidupan organisasi dan output organisasi.

Tempoh yang terakhir ialah "era kematangan dan inovasi, iaitu berlaku selepas tahun 1970-an. Era ini menunjukkan tentang kajian empirikal di bawah subtopik "komunikasi organisasi" yang mana ia telah berkembang dengan baik. Era ini menjadi titik tolak kepada pengenalaan komunikasi keorganisasian secarah menyeluruh. Ia juga menjadi perubahan kepada kemajuan komunikasi keorganisasian kepada organisasi amnya. Dalam era ini juga, kemajuan inovasi yang merujuk kepada peningkatan penggunaan teknologi jelas membawa kepada perubahan komunikasi dalam organisasi secara umumnya.

TEORI-TEORI KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Teori Organisasi Klasik

Konsep tentang organisasi telah berkembang mulai 1880-an dan dikenali sebagai teori klasik (classical theory). Kesan teori ini terhadap organisasi masih sangat besar. Sebagai contoh organissi yg didasarkan birokrasi dan banyak bahagian dari teori klasik Menurut teori organisasi klasik, rasionalitas, kecekapan, dan keuntungan ekonomi merupakan tujuan organisasi. Teori ini juga menyatakan bahawa manusia diandaikan bertindak rasional sehingga secara rasional dengan menaikkan gaji, produktiviti akan meningkat.

Max Weber dengan konsep birokrasi idealnya menekankan pada konsep kuasa dan kuasa yang sah untuk melakukan kawalan kepada pihak lain yang berada di bawahnya sehingga organisasi akan terhindar dari penyalahgunaan kuasa dan ketidakefisienan. Frederick Taylor mengajukan konsep "pengurusan saintifik" yang inti gagasannya adalah "bagaimana cara terbaik untuk melakukan pekerjaan". Untuk ini Taylor membuat standardisasi bermula dari seleksi (rekruitmen) dan penempatan yang menurutnya merupakan sistem hubungan kerja antara manusia dengan mesin sehingga kerja boleh dianalisis secara ilmiah.

Henry Fayol mengembangkan teori yang memusatkan perhatiannya pada penyelesaian masalah-masalah fungsional kegiatan pentadbiran. Fayol mengajukan konsep planning, organizing, command, coordination, dan control yang menjadi landasan bagi fungsi asas pengurusan. Fayol juga mengemukakan empat belas prinsip yang sangat fleksibel yang digunakan sebagai asas bagi pengurus dalam menguruskan organisasi. Keempat belas prinsip itu adalah pembahagian kerja, kuasa dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan arahan, kesatuan arah, mengutamakan kepentingan umum, pemberian upah, sentralisasi, rantai perintah, ketenteraman awam, keadilan, kestabilan masa kerja, inisiatif, dan semangat korps. Gagasan Fayol sendiri disokong oleh koleganya di AS iaitu Gulick, Urwick, Mooney dan Reiley.

Menurut James D. Mooney terdapat empat prinsip asas untuk merancang organisasi, iaitu:

a. Penyelarasan, yang meliputi bidang kuasa, saling melayani, serta perumusan tujuan dan disiplin

b. Prinsip skalar, meliputi prinsip, prospek, dan pengaruh sendiri, tercermin dari kepimpinan, delegasi

dan definisi fungsional

c. Prinsip fungsional, iaitu funsionalisme tugas yang berbeza

d.Prinsip kakitangan, iaitu kejelasan perbezaan antara kakitangan dan lini Walaupun mendapat

banyak kritikan yang menganggap bahawa teori-teori klasik itu telah mengabaikan faktor

humanistik, deterministik, dan tertutup, tetapi tidak boleh dinafikan bahawa teori klasik merupakan

peletak dasar dari teori-teori organisasi modern.

Teori tradisional (teori peralihan):

Teori tradisional muncul sebagai reaksi atas konsep-konsep yang dikemukakan oleh para ahli teori klasik walaupun tidak sepenuhnya mengabaikan prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh teori klasik. Pendekatan yang dilakukan oleh ahli teori ini adalah pendekatan perilaku atau bahavioral approach (human relation approach). Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan eksperimen yang dikenal dengan Hawthorne Experiment yang secara garis besar dibagi dalam 4 tahap.

a. Mengkaji kesan persekitaran dari produktiviti pekerja

b. Melakukan perundingan dengan pekerja yang ikut eksperimen

c. Melakukan wawancara dengan pekerja (yang tidak ikut eksperimen) melalui soalan terbuka

d. Eksperimen yang dikenali dengan bank - wiring - room experiment.

Keputusan eksperimen tersebut adalah:

a. Sistem sosial para pekerja ikut berperanan dalam organisasi formal

b. Ganjaran nonfinansial dan hukuman berperanan dalam mengarahkan perilaku pegawai

c. Kumpulan ikut berperanan dalam menentukan prestasi dan sikap ahli kumpulan

d. Munculnya pola kepemimpinan informal

e. Komunikasi yang makin intensif

f. Kepuasan dan keselesaan bekerja meningkat

g. Pihak pengurusan dituntut untuk lebih memahami situasi sosial.

Experiment Hawthorne menjadi pencetus munculnya beberapa pemikiran baru (yang masih dalam rangka humanistik). Termasuk munculnya teori sistem yang melihat organisasi sebagai suatu sistem yang mengandungi

a. Subsistem teknikal

b. Subsistem sosial

c. Subsistem kuasa.

Kemudian juga muncul teori kontingensi yang dibina atas dasar prinsip-prinsip yang telah dibangunkan oleh pendekatan sistem. Teori kontingensi ini pada prinsipnya melihat bahawa organisasi hendaklah berlandaskan pada sistem yang terbuka (open system concept)

Teori mutakhir

Teori mutakhir atau moden merupakan pengembangan aliran hubungan manusiawi sekaligus sebagai pandangan baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Dalam teori ini konsep manusia yang mewujudkan diri (motivasi manusia) sangat penting bagi pengurusan organisasi.

Terdapat empat prinsip dasar perilaku organisasi, iaitu:

a) Pengurusan tidak boleh dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan,

prosedur, dan prinsip)

b)Pengurusan harus sistematik dan pendekatan yang digunakan dengan pertimbangan

secara berhati-hati

c)Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan pengurus individual dalam

pengawasan harus sesuai dengansituasi

d)Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan

organisasi sangat perlu. 

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI KEORGANISASIAN 

Dalam komunikasi keorganisasian terdapat tiga bentuk komunikasi pertama bentuk, kedua komunikasi sehala dan akhir sekali komunikasi dua hala.Terdapat tiga bentuk komunikasi yang utama dalam komunikasi keorganisasian iaitu komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi melintang.

Komunikasi bentuk menegak melibatkan pertukaran maklumat antara dua atau lebih peringkat lain dalam hierarki organisasi. Contohnya, Ketua Pengawai Eksekutif memberi arahan kepada Pengurus Bahagian Sumber Manusia dalam sesebuah organisasi. Dalam komunikasi menegak ini boleh dibahagikan kepada dua iaitu komunikasi menegak ke atas dan komunikasi menegak ke bawah.

Komunikasi bentuk ini memerlukan pengulangan serta penggunaan beberapa saluran/media supaya maklumat dapat diperjelaskan dan tiada terdapat kesalahan maklumat. Terdapat dua objektif utama mengapa komunikasi menegak sering digunakan untuk komunikasi dalam organisasi antaranya ialah menggalakkan penglibatan seberapa banyak ahli organisasi berinterkasi serta memotivasikan mereka dalam melaksanakan tugasan dan memberi peluang kepada pengurusan atasan mendapatkan maklumat penting daripada pekerja untuk membantu mereka membuat perancangan dan membuat pembetulan sekiranya perlu.

Bentuk kedua dalam komunikasi keorganisasian ialah komunikasi mendatar. Komunikasi mendatar ini merupakan satu proses komunikasi yang melibatkan pengaliran idea dan maklumat secara bebas di kalangan staf yang mempunyai persamaan taraf seperti di antara rakan sekerja atau sama status atau hierarki kerjayanya dalam sesebuah organisasi atau dengan organisasi yang lain. Contohnya, Naib Presiden Bahagian Kewangan berhubung dengan Naib Presiden Bahagian Pemasaran. Rujuk gambar rajah dibawah.

Contoh-contoh lain komunikasi mendatar ialah dengan memberi nasihat kepada bahagian lain tentang bagaimana hendak menyelesaikan masalah dan menyelaraskan aktiviti antara bahagian. Komunikasi mendatar ini telah mendapat perhatian yang serius daripada pelbagai pihak dalam organisasi. Pihak pengurusan telah membenarkan sekumpulan staf mengambil bahagian dalam mencari jalan penyelesaian kepada pemasalahan pengurusan.

Komunikasi mendatar ini memberikan beberapa kebaikkan berdasarkan teknik yang digunakan antaranya ialah dengan melihat apakah pendekatan yang terbaik untuk menyelesaikan masalah syarikat bukannya penyelesaian masalah bahagian atau unitnya. Pendekatan ini meningkatkan kerjasama, saling percaya san komunikasi berkesan dikalangan pekerja. Walaupun terdapat perbezaan pendapat dan idea dalam mencari penyelesaian, pendapat yang diberikan janganlah dianggap sebagai terlalu peribadi, tidak beremosi dan berlaku kritik menkritik terhadap perkara yang tidak dipersetujui itu. Penumpuan perkara yang tidak dipersetujui itu hendaklah dari aspek idea yang diberikan bukannya peribadi seseorang itu. Selain daripada itu, kebanyakkan tindakan dan keputusan memberi kesan kepada kebolehan orang lain dalam melaksanakan kerja masing-masing. Pekomunikasian yang baik sering kali menceritakan tentang keburukan atau kesan terhadap tindakan dan keputusan semasa mengadakan perbincangan sesame rakan sekerja.

Antara tujuan komunikasi mendatar ini adalah untuk menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat demi kepentingan sesebuah organisasi itu sendiri. Selain daripada itu, komunikasi mendatar juga bertujuan untuk menyelesaikan masalah atau konflik yang timbul dan mendapatkan sokongan daripada rakan seorganisasi dalam menjalankan tugas secara berkumpulan.

Bentuk terakhir dalam komunikasi keorganisasian ialah komunikasi melintang. Komunikasi melintang ialah komunikasi yang melibatkan pertukaran maklumat secara tidak formal. Komunikasi melintang ini juga jarang digunakan dalam organisasi kecuali secara tidak rasmi atau tidak formal. Kaedah ini penting sekiranya didapati komunikasi melalui saluran rasmi tidak begitu berfungsi dengan baik, maka komunikasi secara melintang ini akan digunakan. Contohnya, Pengurus peringkat bawahan di Bahagian Kewangan berkomunikasi dengan Naib Presiden Bahagian Sumber Manusia.

Manakala komunikasi sehala pula ialah proses komunikasi yang tidak memerlukan maklum balas daripada penerima kepada penghantar. Komunikasi sehala ini juga terbahagi kepada dua iaitu komunikasi sehala dari atas ke bawah dan komunikasi sehala dari bawah ke atas. Komunikasi sehala dari atas ke bawah bermaksud pengaliran maklumat dan satu peringkat atasan ke satu atau lebih peringkat yang lebih rendah dalam sesebuah organisasi.

Tiada organisasi didunia ini wujud tanpa ada komunikasi sehala dari atas ke bawah. Komunikasi dari atas ke bawah ini digunakan untuk pelbagai kegunaan antaranya seperti mendelegasikan visi, misi dan objektif organisasi supaya dapat difahami oleh semua pekerja, memberi maklum balas dan menilai prestasi para pekerja, memaklumkan alas an dan falsafah di sebalik mengapa melakukan sesuatu kerja, menerangkan polisi, prosedur, arahan, peraturan serta amalan yang seharusnya diterapkan kepada pekerja dan memberi arahan mengenai sesuatu kerja kepada peringkat pelaksanaan.

Selain daripada itu, dalam industri pembuatan televisyen atau radio, pengurus seharusnya memberitahu pekerja bawahannya mengenai berapa banyak unit yang perlu dikeluarkan, bila hendak dikeluarkan, proses pengeluaran secara terperinci, kualiti produk dan peraturan pengeluarannya. Komunikasi dari atas ke bawah juga boleh dilakukan dalam bentuk surat menyurat, mesyuarat, memo, perbincangan secara bersemuka dan bulletin organisasi. Segala arahan daripada Ketua Pengawai Eksekutif organisasi perlu diturunkan kepada pengurus diperingkat bawahan melalui rantaian arahan. Pekerja perlu diberikan maklumat yang cukup untuk melaksanakan tugas dengan baik dan berkesan.

Antara maklumat yang diperlukan adalah seperti berikut pertama, pekerja memerlukan polisi berkaitan dengan kebajikan, gaji, perubahan polisi mengenai kenaikan pangkat, kerja lebih masa, skim persaraan, kelayakan cuti, kemudahan kesihatan dan insurans dan lain-lain bentuk ganjaran yang disediakan oleh majikan. Selain daripada itu, latar belakang organisasi seperti sejarah penubuhan, rekod kejayaan, kemajuan yang telah tercapai, beberapa anak syarikat, siapakah ahli lembaga pengarah syarikat, pemegang saham utama dan bagaimana, syarikat diuruskan juga adalah maklumat yang diperlukan.

Disamping itu juga, maklumat-maklumat lain yang diperlukan ialah tentang perkara yang berkaitan dengan pelanggan, produk yang dikeluarkan, pembekal utama, perkembangan pembangunan inovasi serta rekaan produk baru dan aspek pemasaran produk berkenaan seperti rangkaian pengedaran produk. Pekerja juga perlu mengetahui tentang perubahan yang bakal berlaku seperti berlakunya pertukaran komponen bahan mentah yang digunakan untuk mendapatkan produk siap dan sebarang kemungkinan yang akan berlaku. Kadangkala pekerja juga hendak mengetahui siapakah pesaing syarikat dalam industri yang sama apakah kelebihan syarikat jika dibandingkan dengan syarikat lain dalam industry yang sama apakah kekuatan,kelemahan, peluang dan ancaman bagi syarikat dan apakah persediaan yang dibuat untuk bersaing dengan bakal pesaing. Maklumat lain yang diperlukan juga ialah tentang kaedah penilaian prestasi pekerja da rakan sekerja, kebajikan dan hubungan syarikat dengan masyarakat perlulah dimaklumkan kepada pekerja. Ini bagi memudahkan mereka menjalankan kerja.

Manakala komunikasi sehala dari bawah ke atas pula ialah pengaliran maklumat dari satu peringkat bawahan kepada satu atau lebih peringkat yang lebih tinggi dalam sesebuah organisasi. Komunikasi bentuk ini adalah dalam bentuk pengaliran maklumat dari satu peringkat bawahan kepada satu atau lebih peringkat yang lebih tinggi dalam sesebuah organisasi. Pengurusan atasan tidak dapat membuat keputusan dengan baik sekiranya mereka tidak menyedari apa yang berlaku diperingkat bawah organisasi. Kadangkala pemasalahan yang sukar dapat diselesaikan dengan menggunakan idea dan cara pembuatan keputusan yang baik yang dating daripada pekerja bawahan terutamanya yang terlibat secara langsung dengan sesuatu tugasan yang berkenaan.

Pengaliran maklumat dari bawah ke atas dalam organisasi boleh dilakukan melalui penggunaan papan kenyataan atau bulletin, media cetak rasmi pekerja, surat-surat berita dari semasa ke semasa, laporan tahunan, mesyuarat antara pihak bawahn dan atasan, artikel dan iklan dalam surat khabar, orientasi pekerja baru semasa baru melaporkan diri dan lawatan dalam organisasi iaitu cuba memahami tugas yang dilakukan oleh bahagian yang tertentu.

Komunikasi sehala dari bawah ke atas mengahadapi dua kesukaran sebelum maklumat itu sampai ke peringkat atasan dalam sesebuah organisasi iaitu pertama, sebelum maklumat dari bawah sampai ke atas, maklumat itu terpaksa melalui beberapa peringkat pengurusan atau pekerja. Disetiap peringkat, maklumat tersebut akan diganggu atau ditapis terlebih dahulu sebelum sampai kepada sasarannya.

Kedua, maklumat tersebut terpaksa bersaing dengan maklumat lain yang menuju kesasaran yang sama di setiap peringkat. Mungkin lima maklumat daripada lima pekerja yang berbeza. Kemudian sampai kepada tiga pekerja yang berbeza sebelum sampai kepada ketua sebenar. Di samping itu, pengaliran maklumat itu juga melihat kepada siapakah penghantar maklumat dan sekali lagi tapisan akan dibuat untuk memastikan bahawa maklumat yang sampai kepada ketua adalah mengikut kehendak ketua berkenaan. Kebanyakkan ketua tidak mempercayai kebolehan dan pengalaman orang bawahannya. Ini menyukarkannya menerima idea dan pandangan berdasarkan pengalaman kerja orang bawahannya. Pekerja bawahan tidak mempunyai hak dan autoriti untuk mengetengahkan idea dan cadangan mereka. Sebaliknya pula akan berlaku sekiranya pengurus atasan yang memnita idea atau cadangan tersebut.

Antara tujuan peggunaan bentuk komunikasi jenis ini adalah untuk membuat laporan mengenai kemajuan sesuatu kerja yang dilakukan kepada pengurus yang lebih tinggi, menyelesaikan masalah di peringkat bawah yang memerlukan campur tangan pengurus atasan, memberi idea dan cadangan untuk mempertingkatkan produktiviti, memberi peluang kepada pekerja bawahn untuk meluahkan perasaan mereka mengenai kerja, rakan sekerja serta organisasinya dan seringkali digunakan oleh perkerja bawahan untuk menyampaikan sesuatu maklumat kepada pengurus atasan.

Namun begitu, komunikasi dari bawah ke atas ada juga kepentingan terutama bagi syarikat pembuatan. Syarikat pembuatan menggunakan kaedah Kumpulan Kualiti dalam usaha mempertingkatkan produktiviti dan mengurangkan kos pengeluaran per unit produk. Kumpulan kualiti merupakan sekumpulan pekerja yang sering bertemu untuk membincangkan kaedah atau teknik untuk mempertingkatkan kualiti kerja yang mereka sedang lakukan. Cara ini memberikan peluang terbaik kepada pekerja bawahan untuk menerapkan idea mereka kepada pihak pengurusan.

Komunikasi dari bawah ke atas memberi mafaat kepada syarikat dan pekerja. Antara manfaat yang didapati dari syarikat ialah komunikasi ke atas boleh digunakan sebagai maklum balas terhadap arahan yang telah diberikan. Pengurusan atasan boleh menguji sama ada arahan yang diberikan itu telah difahami dan dipatuhi. Contohnya, pengurus boleh bertanya pekerjannya untuk mengulang apa yang telah diarahkan. Pekerja sering kali menyokong dan mempercayai idea serta polisi yang diarahkan sekiranya mereka juga terlibat sama dalam sesi perbincangan, di mana merekaa diminta memberikan penjelasan input dalam penggubalan idea dan polisi syarikat atau unit.

Manakala berdasarkan manfaat kepada pekerja pula, sebagai pekerja, kita merasakan bahawa diri kita dihargai sekiranya dibenarkan memberikan sumbangan kea rah kemajuan dan pembangunan organisasi. Pekerja merasakan bahawa mereka adalah penting kepada organisasi kerana diberi peluang berbincang sebelum sesuatu keputusan itu diambil. Kedua, memberi peluang kepada pekerja untuk diiktiraf sumbangan yang diberikan melalui kenaikan pangkat atau gaji.

Akhir sekali dalam bentuk komunikasi ialah komunikasi dua hala. Komunikasi dua halai merupakan satu proses komunikasi yang melibatkan maklum balas daripada penerima kepada pengantar. Komunikasi ini memberi peluang kepada penghantar dan penerima bertukar-tukar maklumat dengan lebih penuh perhatian dan lebih faham memahami antara satu sama lain demi memperjelaskan maksud masing-masing.

STRUKTUR KOMUNIKASI KEORGANISASIAN (STRUCTURE OF ORGANIZATIONAL)

Struktur keorganisasian dapat didefinisikan sebagai suatu susunan dan hubungan antara setiap bahagian serta posisi yang ada dalam sesuatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.Ia dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antara hubungan bahagian - bahagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan (stoner, et.al.,1989:264 dalam Winardi). Selanjutnya dapat dikatakan bahawa struktur suatu organisasi menentukan aktiviti-aktiviti kerja. Ditunjukkan pula olehnya bagaimana berbagai fungsi atau aktiviti-aktiviti yang berbezaberkaitan satu sama lain. Hingga tingkat tertentu, ia juga menunjukkan tingkat kepakaran aktiviti-aktiviti pekerjaan. Juga ditunjukkan olehnya, hierarki organisasi yang bersangkutan, struktur kuasa, dan hubungan-hubungan atasan- bawahan (miles, 1980:7 dalam Winardi). Secara ringkas, dalam setiap pekerjaan akan muncul pembahagian kerja. Setiap pembagian kerja akan muncul penyelarasan kerja dan setiap penyelarasan kerja akan timbul pembagian kekuasaan. Dengan demikian, secara filosofis struktur Orgaisasi tidak lain adalah 'cetak biru' atau 'Rangka bangunan' formal tentang pembahagian kerja (division of work) dan pembahagian kuasa (Division of authority) serta koordinasi kerja yang membolehkan berlakunya aliran maklumat dan komunikasi yang cekap dan proses membuat keputusan yang cepat (Mintzberg, 1979, p.2; Andersen, 2002 dalam http://organisasi.org/).

Struktur organisasi menggambarkan pula pola hubungan antar pihak dalaman (eksekutif, pengurus dan pekerja) dan pola hubungan antara pihak dalaman dengan pihak luaran

(para konstituen pertubuhan) (Bolman and Deal, 1997, p. 38 dalam http://organisasi.org/). Di dalam pola hubungan antar pihak dalaman selalu disertai dengan munculnya hirarki organisasi

(Andersen, 2000 dalam http://organisasi.org/). Oleh kerana itu hirarki organisasi seperti halnya pembahagian kerja, merupakan sebahagian daripada struktur organisasi yang tidak bisa dihindarkan.

Yang barangkali harus disedari adalah hirarkhi harus dibezakan dengan birokrasi kerana keduanya mempunyai pengertian yang berbeza. Tidak selamanya yang hirarkhis selalu birokratik

Taksonomi Struktur Organisasi:

Struktur organisasi biasanya direflesikan ke dalam peta organisasi (organization chart) yang secara visual digambarkan dalam bentuk kotak dan garis. Richard Daft (1992, p.179 dalam

http://organisasi.org/) misalnya mengatakan bahawa organization chart merupakan perwakilan yang kasat mata yang menggambarkan semua kegiatan dan proses aktiviti yang terjadi didalam sebuah organisasi. Secara taksiran peta organisasi tersebut menggambarkan 3 hal pokok: (1) tingkat pakar atau kompleksitas organisasi, (2) tingkat formalisasi organisasi dan (3) peringkat sentralisasi / desentralisasi organisasi.Pengkhususan atau kompleksitas organisasi dibezakan lebih lanjut menjadi tiga bahagian, yakni: horizontal differentiation, vertical differentiation dan spatial differentiation.

Horizontal differentiation menjelaskan seberapa banyak pekerjaan harus dilakukan oleh pekerja, tahap keperluan akan profesi dan pakar pekerja, keperluan akan training dan pendidikan pekerja dalam kaitannya dengan tugas dan pekerjaan yang harus dilaksanakannya dan tahap departementalisasi organisasi. Semakin banyak pekerjaan, profesi dan pakar, semakin banyak keperluan akan training khusus dan semakin banyak departementalisasi maka akan semakin kompleks organisasi tersebut.

Vertical differentiation berkaitan dengan banyaknya level /tingkatan didalam organisasi. Semakin sedikit level organisasi maka semakin lebar rentang berpandu yang harus dijalankan seorang pengurus. Sebaliknya semakin banyak level organisasi semakin sempit rentang kawalannya. Sedangka n spatial differentiation berkaitan dengan lokasi organisasi. Semakin jauh jarak antar unit organisasi, jabatan dan orang-orang yang bekerja di dalamnya, organisasi tersebut menjadi semakin kompleks. Formalisasi organisasi berkaitan dengan tahap stan darisasi pekerjaan yakni sejauh mana aktiviti organisasi dikerjakan berdasarkan peraturan, aturan dan prosedur kerja. Demikian juga

formalisasi menjelaskan sejauhmana rutin sebuah pekerjaan. kesimpulannya, idea asas formalisasi organisasi adalah sejauhmana sebuah pekerjaan boleh dikendalikan dan dikawal.Sentralisasi / desentralisasi menjelaskan kepada kita pada level mana keputusan organisasi akan diambil, siapa yang memiliki kebenaran membuat keputusan, siapa yang memiliki kuasa dan pada kedudukan mana keputusan akan dibuat.

BUDAYA KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Menurut Vijay Sathe,Budaya merupakan satu set kesefahaman utama yang dikongsi bersama oleh sesuatu masyarakat ". Intipati kepada fahaman ini ialah kepercayaan, nilai dan norma. Kehidupan berorganisasi yang saling bergantungan haruslah dapat untuk mewujudkan kepercayaan diantara semua mesyarakat dalam organisasi, mempunyai nilai baik dan norma kehidupan yang diwarnai akhlak mulia, baik, sopan santun, rajin bekerja dan sebagainya. .Budaya yang baik merupakan kunci kejayaan sebuah organisasi. Budaya organisasi mengandung nilai-nilai yang harus difahami, dijiwai, dan dipraktikkan bersama oleh semua individu / kumpulan yang terlibat di dalamnya. Budaya organisasi yang berfungsi secara baik mampu untuk mengatasi permasalahan adaptasi luaran dan integrasi dalaman. (Dharma, 2004).

Perubahan di persekitaran luaran organisasi, antara lain perubahan situasi politik, ekonomi, sosial serta persekitaran dalam persaingan yang sangat ketat. Laman situasi dalaman organisasi meliputi visi, misi, strategi, struktur organisasi, dan teknologi. Organisasi hendaklah mengetahui bahagian-bahagian organisasi yang harus diubah agar tetap dapat bertahan dalam lingkungan yang terus berubah, seperti Weick yang menerapkan teori “survival of the fittest Darwin's” ke organisasi.

Pettigrew dalam Dharma, 2004 menyarankan agar mempertimbangkan beberapa masalah sebelum menetapkan rencana perubahan, antara lain budaya organisasi perlu diubah. Apakah perlu perubahan sampai tahap andaian dasar atau kepercayaan ahli mengenai cara organisasi menghadapi persekitaran eksternalnya? Organisasi hendaklah mempertimbangkan pandangan ahli terhadap situasi dalaman organisasi. Para stakeholder perlu dilibatkan dalam penyelesaian permasalahan.

Dalam kenyataannya seringkali visi dan misi dalam organisasi hanya sebagai slogan sahaja. Orang yang terlibat di dalamnya belum memberikan makna yang sebenarnya dari visi, misi tersebut sehingga tidak terbentuk nilai-nilai, prinsip asas dan peraturan yang boleh mengarahkan perilaku kearah tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Terjadi kelambatan dalam perubahan perilaku yang menyokong kewujudan, pertumbuhan, dan perkembangan organisasi.

PERANAN DAN KEPENTINGAN BUDAYA KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Pemahaman budaya organisasi sebagai kesepakatan bersama mengenai nilai-nilai yang mengikat semua individu dalam sebuah organisasi seharusnya menentukan batas-batas normatif perilaku angoota organisasi.

Secara khusus, peranan budaya organisasi adalah untuk membantu menciptakan rasa memiliki terhadap organisasi, mencipta jati diri ahli organisasi, mencipta keterikatan emosional antara organisasi dan pekerja yang terlibat di dalamnya, membantu mencipta kestabilan organisasi sebagai sistem sosial dan mencari pola pedoman perilaku sebagai hasil dari norma-norma kebiasaan yang terbentuk dalam kehidupan seharian. Dengan demikian budaya organisasi berpengaruh kuat terhadap perilaku para anggotanya.

Sepuluh ciri-ciri yang menggambarkan budaya organisasi, menurut Dharma, 2004:

1) Identiti ahli, di mana pekerja lebihmengidentifikasi organisasi secara menyeluruh;

2) penekanaan kumpulan, di mana aktiviti tugas lebih dianjurkan untuk seluruh kumpulan dari pada

individu;

3) Fokus orang, di mana keputusan pengurusan memperhatikan kesan luaran yang dihasilkan oleh

pekerja dalam organisasi

4) penyatuan unit, di mana unit-unit dalam organisasi digalakkan untuk berfungsi dengan cara yang

terkoordinasi atau tidak

5) kawalan, di mana peraturan-peraturan, regulasi dan pengendalian langsung digunakan untuk

mengawasi dan mengendalikan pekerja

6 ) toleransi risiko, di mana pekerja digalakkan untuk agresif, kreatif, inovatif dan mahu mengambil

risiko

7) kriteria ganjaran, di mana ganjaran seperti peringatan, bayaran dan promosi lebih diperuntukkan

mengikut prestasi pekerja dari pada kekananan, favoritisme atau faktor non-prestasi lain;

8) toleransi konflik , di mana pekerja digalakkan dan diarahkan untuk menunjukkan konflik dan

kritikan secara terbuka;

9) orientasi sarana tujuan, di mana pengurusan lebih terfokus pada hasil atau luaran dari pada

teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai luaran tersebut;

10) fokus pada sistem terbuka, di mana organisasi memantau dan memberi respons perubahan

dalam persekitaran luaran.

Gambaran karateristik tersebut akan memberikan gambaran mengenai budaya yang dianut.

Gambaran ini menjadi landasan untuk menyamakan pemahaman bahawa ahli organisasi mera memiliki organisasinya dan menggalakkan ahli organisasi untuk berperilaku sesuai dengan nilainilai dan norma yang dianut organisasi.

Kedudukan Budaya Organisasi

Pada tingkatan teratas, budaya organisasi akan terwujud sebagai fenomena yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan ketika seseorang / individu berinteraksi dengan suatu organisasi. Dalam hal ini budaya organisasi relatof lebih mudah dikenalpasti dan ditakrifkan. Lewis (1992) seperti dikutip Jalal, 2000 mengelompokkan budaya organisasi pada empat tingkatan:

1) Cinta-simbol, terdiri daripada logo, slogan, upacara-upacara, cerita-cerita yang sering disampaikan orang-orang dalam organisasi tersebut, cara kerja sehari-hari, pemegang kekuasaan dan kriteria yang digunakan untuk menyingkirkan, mengangkat, dan menghargai anggotanya.

2) Proses, merupakan kaedah organisasi untuk melaksanakan tugasnya, seperti, pusat pertanggungjawaban, desain pekerjaan, strategi pengurusan dalam mengambil keputusan, pusat komunikasi rasmi, dan peraturan-peraturan tentang pertemuan.

3) Format, merupakan benda-benda yang bisa langsung diobservasi, seperti reka bentuk bangunan, tata letak ruangan, perabot, dokumen-dokumen rasmi, dan pidato-pidato.

4) Kelakuan, merupakan Manifes simbol-simbol, proses dan format yang ada di organisasi. Dengan demikian ada kemungkinan perilaku yang tidak ada kaitannya dengan budaya organisasi.

Manakala nilai-nilai utama dari budaya organisasi terdiri dari kepercayaan (beliefs) dan nilai-nilai (values). Kepercayaan merupakan andaian yang dipercayai sebagai anggota organisasi, tentang peranan organisasi itu sendiri dalam lingkungannya, dan peranan ahli organisasi dalam organisasi. Sementara Rokeach dalam Lewis (1968) menyatakan nilai-nilai (values) merupakan kepercayaan ahli organisasi tentang hal-hal yang sangat bernilai untuk dimiliki atau dilakukan, atau perilaku yang harus dilakukan, atau tidak dilakukan, atau hal-hal yang perlu semua atau tidak semua .

Budaya Sebagai Alat Kawalan:

Boleh dikatakan bahawa organisasi tidak akan bias berjalan denganbaik jika organisasi tersebut tidak mempunyai sistem kawalan yang mencukupi. Tanpa system kawalan yang mencukupi, aktiviti-aktiviti organisasi berjalan sendiri-sendiri tanpa ada yang mengarahkan dan mengkoordinasikannya. Dengan demikian juga kecekapan dan keberkesanan organisasi sangat bergantung pada berfungsi tidaknya sistem pengendalian tersebut. Pengertian sistem kawalan Legare, 1998 dalam Sobirin, 2007 adalah pengetahuan yang menyatakan bahawa seseorang yang mengetahui dan mengambil berat, mahu memberi perhatian terhadap apa yang kita lakukan dan memberitahukannya manakala terjadi penyimpangan.

ETIKA DALAM KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Etika berbeza daripada nilai. Walaupun etika saling berkait dengan nilai, namun ia lebih merupakan piawaian bagi menilai sesuatu tingkah lakudari segi moralitinya iaitu sama ada benar ataupun salah. Apabila etika dikaitkan dengan komunikasi manusia, ia sudah merupakan prinsip-prinsip moral yang menilai kita sama ada betul atau salah, baik-buruk sesuatu komunikasi itu dan bukannya kecekapan dan keberkesanan komunikasi itu sendiri yang diukur. Oleh yang demikian, nilai mempengaruhi penentuan sama ada komunikasi itu beretika atau tidak.

Johanssen(1983)memberikan penjelasan yang agak jelas tentang perbezaan antara nilai dengan etika dengan mengaitkan nilai dengan kelemahan-kelemahan yang berlaku dalam situasi pekerjaan, manakala etika pula dikaitkan dengan sesuatu tindakkan pekerja yang baik atau sebaliknya. Ini bererti, nilai adalah ukuran sama ada sesuatu tindakan itu betul atau salah, sementara etika ialah suatu pengadilan tentang kebaikan atau keburukan sesuatu tindakan itu.

Definisi komunikasi beretika boleh di lihat melalui beberapa tindakan yang sering berlaku dalam sesuatu komunikasi, misalnya menyembunyikan sesuatu maklumat, memuji seseorang secara jujur dan mengkeritik secara tidak jujur.

Jawapan kepada persoalan-persoalan itu akan menentukan etika sesuatu komunikasi. Ronald Arnett(1985) membangkitkan soal pemilihan dalam menentukan etika sesuatu komunikasi. Manakala, Detto(1980)membuat perbezaan antara komunikasi etika dengan yang tidak beretika dengan menetapkan bahawa komunikasi etika ialahkomunikasi yang mempunyai asas pemilihan yang baik. Thomas Nnilsen(1966) menjelaskan bahawa komunikasi etika ialah komunikasi yang memberi cukup peluang untuk membuat pilihan tentang apa yang betul dan apa yang salah.

Kita sering menghadapi soalan-soalan seperti ini dalam menentukan yang manakah komunikasi berertika. Jawapan kita terhadap soal etika terletak pada keterampilan komunikasi kita, iaitu dari segi pengentahuan, sensitiviti,kemahiran atau nilai. Komunikasi beretika ialah prasyarat bagi keberkesanan komunikasi terhadap individu dan seluruh organisa

Beberapa kajian menunjukkan kepentingan komunikasi beretika telah diketengahkan. Ronald Arnett(1985) menyatakan tingkah laku komunikasi yang menyokong pembuatan pilihan adalah komponen utama komunikasi beretika. Joseph De Vito(1986)menyarakan bahawa komunikasi beretika mempermudah pilihan bebas individu dengan mengemukakan kepada yang lain asas-asas pilihan yang tepat. Paul Keller dan Charles Brown(1986)menyatakan komunikasi beretika menyuburkan keadaan kemajuan dan pembangunan. Komunikasi beretika bolehdi jelaskan berdasarkan kepada nilai-nilai yang mengakui kepentingan mutlak seseorang individu. Komunikasi adalah beretika apabila ia memberi penilaian kepada digniti seseorang manusia dan menyokong kebolehan individu itu merealisasi potensi sepenuhnya. Oleh itu sama ada komunikasi beretika dijelaskan sebagai menyokong pemilihan berasaskan maklumat atau menyumbang kepada kemajuan dan pembangunan mahupun mengakui dan menghormati digniti manusia amat bergantung kepada individu memikul tanggungjawab tingkah lakunya sendiri.

PENGARUH KOMUNIKASI ORGANISASI BERETIKA

Sistem nilai individu, sistam nilai organisasi dan budaya organisasi, piawaian profesion semuanya mempengaruhi etika komunikasi organisasi pekerja dengan sistem nilai individu membuat penilaian individu tentang betul salahnya sesuatu tingkah laku komunikasi. Dalam organisasi yang mengamalkan keterbukaan, masih ada pekerja yang memilih tidak memberitahu penyelia tentang sesuatu kesalahan yang serius. Seseorang individu menilai tingkah laku ini sebagai beretika kerana cuba menyembunyikan masalah tersebut.penyelia pula menganggapnya tidak beretika kerana merasiakan maklumat boleh menjejaskan produktiviti kumpulan. Satu penilaian mutlak tentang betul salahnya sesuatu perilaku pekerja adalah sukar. Memang diperakui bahawa nilai individu dengan nilai organisasi boleh berbeza-beza menyebabkan timbul interpretasi yang berlainan tentang apakah tingkah kalu beretika.

Etika komunikasi organisasi dipengaruhi oleh sistem nilai,sistem nilai organisasi dan piawai profesionalisme organisasi. Walau bagaimanapun, ukuran etika sukar untuk di tentukan kerana banyak di pengaruhi oleh nilai individu dalam organisasi. Ada pekerja yang menganggap tindakan menyembunyikan sesuatu kesalahan kerja sebagai beretika kerana ia berikhtiar untuk membaikinya walaupun dari sudut pandangan seorang pengurus,tindakan itu tidak beretika.

Etika komunikasi organisasi juga di pengaruhi oleh piawai etika sesuatu prifesion. Mengikut Gordern Lipole dan Ronald Lippit(1978) , setiap profesion mempunyai konsep etika tersendiri iaitu kod etika masing-masing sebagai panduan untuk hali-ahli sesuatu profesian. W.Charles dan Redding (1979)menekankan peri penting juru-juru konsultanan mempunyai kod etika. Pandangan ini disokong oleh Jo Sprague dan Lucy Freedman(1984).

Kod etika formal seperti yang wujud dalm profesion perubatan dan guaman tidak begitu berkembang dalam profesioon komunikasi. Namun, kini telah ada daya usaha untuk membina kod etika yang lebih ketat untuk konsultan-konsultan komunikasi dan latihan untuk ahli-ahli profesion komunikasi sebagaimana di perjuangkan oleh Reddings(1975).

Komunikasi organisasi juga di pengaruhi oleh piawaian etika sesuatu profesion. Menurut Gorden Lippitt dan Ronald Lippitt setia profesion mendapati perlu menetapkan kod etika sendiri. Kod etika membantu individu mentakrif tingkah laku dalam sesuatu profesion, menyatakan perhubungan antara

sesama profesional dan orang luar, memberi perlindungan kepada pengguna khidmat profesional dan mengelakkan penyalahgunaan profesionalisme. Kepentingsn piawai etika bagi komunikasi profesional telah di terangkan oleh W.Charles Redding(1979). Redding telah menunjukkan kepincangan yany tidak dapat diper betul boleh wujud dalam situasi pakar runding dengan klien. Sehubungan itu, kod etika pakar runding profesional amat perlu.

Kod etika formal yang memberikan kawalan tertentu kepada profesion perubatan dan perundangan tidak begitu ketara dalm profesion komunikasi. Bagi wartawan, kod etika memang sudah sedia ada.

Penekanan telah di berikan untuk membentuk kod etika pakar runding komunikasi. Tingkah laku perhubungan klien, bayaran bagi perkhidmatan,menangani maklumat klien dan pemberhentian perhubungan pakar runding-klien adalah tertakluk kepada piawaian etika dengan penekanan spesifik terhadap tanggungjawab latihan untuk ahli komunikasi. Redding(1979)telah mengemukakan garis panduan bagi semua aktiviti latihan seperti yang berikut:

1.menghormati integreti pelatih.

2. menyediakan peluang untuk untuk ‘realisasi diri’.

3.menggalakkan penggunaan fakulti kritikal.

4.memberi tumpuan jelas kepada masalah dan isu-usu etika.

5.prihatin terhadap pembangunan jangka panjang pelatih.

Garis panduan ini bukan sahaja kandungan latihan,malah pendekatan penyampaian dan respon keseluruhan kepada pelatih harus memupuk suasana yang membantu pelatihan meninjau,memikir secara kritis dan mengkaji pilihan.

TINGKAH LAKU BERETIKA:

Setelah membicarakan dengan panjang lebar tentang nilai dan etika serta bagaimana kita membezakannya, kini kita akui bahawa terlalu sukar bagi seseorang itu untuk menentukan atau menilai tingkah laku orang lain sama ada beretika atau tidak.penilaian terhadap tingkah laku beretika ini lazimnya terjadi apabila kita meragui tingkah laku ataupun tindakkan orang lain.

Oleh sebab itu, umumnya komunikasi organisasi yang tidak beretika itu lebih berfungsi atau berperanan untuk menindas sebarang usaha yang membicarakan persoalan etika dalam komunikasi organosasi itu.pada hakikatnya ia mengandungi beberapa ciri yang cuba menyanggah kebebasan memberikan pendapat yang berbeza,tidak memberi peluang menegakkan kebenaran,ataupun meminta keadilan serta tidak bersetuju atau menentang tindakan berupa motivasi.

Menilai tingkah laku beretika

Untuk memudahkan seseorang itu membuat penilaian ke atas bantu penentuan baik dan buruk,betul dan salah dalam komunikasi.Baik individu mahupun organisasi masing-masing mempunyai sistem nilai yang disalurkan melalui kelakuan komunikasi.dari segi pertimbangan organisas,nilai ialah realiti yang timbul daripada komunikasi organisasi yang kemudiannya di kongsi bersama oleh ahli-ahli organisasi. Nilai-nilai perkongsian ini di jelmakan melalui mitos organisasi,penceritaan, cara membuat keputusan dan peraturan-peraturan taktuikal dalam komunikasi. Nilai-nilai individu pula di lihat secara teoretikal,ekonomikal,esttetikal,sosial dan politikal.manakala, nilai tempat kerja ialah seperti punca kawalan imej kepuasan diri,tolenrasi terhadap kekaburan, pengadilan sosial dan tanggungjawab berisikol.

Etika pula ialah asas untuk membuat penilaian moral baik atau buruk sesuatu perkara. Apabila diaplikasikan ke dalam komunikasi manusia, etika menjadi prinsip-prinsip moral yang menjadi panduan untuk menilai mana yang baik danmana yang keji dari segi komunikasi dan bukan setakat menilai keberkesannya sahaja. Komunikasi beretika ialah prasyarat untuk komunikasi berkesan kerana ia mengandungi ruang untuk membuat pemilihan sebagai pendorong kepada pertumbuhan danpembangunan komunikasi itu sendiri dalam organisasi termaksudlah unsur kemanusiaan seperti nilai diri.Sistem nilai individu dan organisasi serta piawai profesion yang berkaitan dengan komunikasi organisasi ialah faktor-faktor pemantapan etika komunikasi.

Komunikasi beretika ialah prasyarat bagi keberkesanan komunikasi dan mempunyai fokus utama tingkah laku yang membantu dalam membuat pemilihan,merancang pertumbuhan dan pembangunan dan memberi penilaian kepada individu dari segi kemanusiaan sistem nilai individu dan sistem nilai organisasi serta piawaian sesuatu profesion boleh mempengaruhi etika komunikasi organisasi. Akhirnya komuniukasi beretika wujud daripada analisis mendalam tentang dilema-dilema yang terdapat dalam komunikasi organisasi.

KESIMPULAN:

Jelaslah bahawa komunikasi keorganisasian terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang mana dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik dalaman mahupun luaran. Komunikasi keorganisasian amat penting dalam sesebuah organisasi. Hal ini kerana setiap individu dalam sesebuah organisasi mempunyai peranan masing-masing dan saling bergantung antara satu sama lain.Oleh itu,komunikasi yang berkesan amat penting dalam melaksanakan peranan yang diberikan kepada mereka .Selain itu,Komunikasi antara individu juga akan meningkatkan output organisasi dan menjadi pemangkin kepada kejayaan organisasi tersebut. Selain itu,beberapa hal yang umum dapat di simpulkan iaitu, komunikasi keorganisasian terjadi dalam suatu sistem terbuka yang komplek yang di pengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik dalaman mahupun luaran, dan pelbagai define telah di keluarkan dan di gunakan oleh para sarjana dalam komunikasi keorganisasian.

Komunikasi keorganisasian juga meliputi mesej dan arusnya, tujuan, arah dan media. Ini dapat di lihat dalam bentuk atau cirri-ciri yang terdapat dalam keorganisasian itu iaitu komunikasi bentuk menegatcontahnya melibatkan pertukaran maklumat antara dua atau lebih peringkat dalam hieraki organisasi. Komunikasi ini juga meliputi orang dan sikap, perasaannya, hubungannya dan kemahirannya. Ini dapat di jelaskan lagi melalui contoh yang terdapat dalam budaya komunikasi keorganisasian iaitu satu set kefahaman utama yang di kongsi bersama oleh sesuatu masyarakat. Melalui perkongsian inilah dapat mewujudkan perasaan, hubungan antara satu sama lain.

Oleh hal demikian, seseorang yang melibatkan dirinya dalam sesebuah organisasi haruslah mengikuti budaya, struktur, etika yang telah di tetapkan dalam organisasi mereka. Ini kerana, demi meningkatkan keberkesanan prestasi kerja dalam sesebuah organisasi mereka haruslah mengetahui erti pentingnya konsep komunikasi keorganisasian dalam organisasi yang mereka ceburi.

**********************************************************************

kertas kerja asas komunikasi ku sem1..........